1. Einleitung
Seit mehreren Jahren sind öffentliche Stellen auf Bundes- und Landesebene zur digitalen Barrierefreiheit verpflichtet. Dies umfasst nicht nur den Webauftritt oder mobile Anwendungen, auch die Verwaltungsverfahren sind davon umfasst. Demnach muss es einem behinderten Menschen beispielsweise möglich sein, digital Bescheide, - Vordrucke und andere digitale Informationen barrierefrei zur Kenntnis zu nehmen, ohne dafür auf eine Hilfsperson angewiesen zu sein.
Die Praxis zeigt aber, dass viele öffentliche Stellen nichts von dieser Verpflichtung wissen oder keine Vorstellung davon haben, in welcher Form ein behinderter Mensch Unterstützung benötigt.
Diese Handreichung soll einen ersten Einstieg in dieses Thema ermöglichen, wobei ergänzend auf die FAQ zum Thema hingewiesen wird. Es ist wichtig zu betonen, dass sich körperliche Beeinträchtigungen ganz unterschiedlich darauf auswirken können, wobei ein behinderter Mensch Hilfe braucht. Die öffentlichen Stellen sollen hiermit ermutigt werden, in jedem Einzelfall proaktiv nachzufragen, in welcher Form Hilfe benötigt wird.
2. Eröffnung des digitalen Verwaltungsverfahrens
- Antrag durch den Bürger oder Eröffnung durch die Behörde möglich.
- Verwaltungsverfahren grds. formfrei möglich, § 10 HVwVfG: Antrag des Bürgers kann auch telefonisch oder per E-Mail erfolgen, statt per Brief, wenn kein Formular vorgeschrieben ist.
- Falls eine Behinderung des Antragstellers bekannt ist: Proaktives Anbieten des digital barrierefreien Verwaltungsverfahrens durch die Behörde.
- Das Ausfüllen von Formularen im Rahmen eines Online-Verwaltungsdienstes, sowie die Authentifizierung mittels des elektronischen Personalausweises kann für weniger technisch versierte Menschen eine digitale Barriere darstellen.
- Hier sollte im Einzelfall geprüft werden, ob es andere Möglichkeiten der Antragstellung gibt, die dennoch barrierefrei sind. In keinem Fall sollte ein gestellter Antrag nur deswegen ignoriert werden, weil dieser nicht auf dem üblichen Weg eingegangen ist.
- Die digitale Barrierefreiheit eines Online-Verwaltungsdienstes ist in § 7 Abs. 2 OZG geregelt.
- Auch die Entschlüsselung von E-Mails ist nicht für jeden ohne weiteres möglich und stellt somit möglicherweise eine digitale Barriere dar.
3. Ablauf des digitalen Verwaltungsverfahrens
- Anhörung des Bürgers: Bei der Anhörung des Bürgers muss auf die Behinderung Rücksicht genommen werden: Bei blinden und sehbehinderten Menschen bietet es sich an, die Anhörung schriftlich oder fernmündlich, bspw. telefonisch, durchzuführen. Taubstumme Menschen benötigen einen Gebärdendolmetscher, manche Menschen sind auf die Anhörung in Leichter Sprache angewiesen.
- Bei weiteren Beteiligten im digitalen Verwaltungsverfahren: Auch diese könnten eine Behinderung haben, worauf entsprechend Rücksicht genommen werden muss.
- Kann eine bestimmte Leistung über einen Online-Verwaltungsdienst beantragt werden, dann muss auch hier die digitale Barrierefreiheit gewährleistet sein. In bestimmten Fällen muss es dem Antragsteller aber möglich sein, den Antrag auf anderem Wege einzureichen, siehe vorheriger Abschnitt.
- Der Bürger hat nach § 29 VwVfG das Recht der Akteneinsicht in einem laufenden Verfahren. Ein behinderter Mensch kann dieses Recht oft nur dann ausüben, wenn er eine Hilfsperson mitnehmen kann, die ihm die Akten vorliest, falls sie nicht digital barrierefrei zur Verfügung stehen. Auch in diesem Fall bräuchte der Antragsteller eine Kopie davon, um sie sich auf seinem eigenen Rechner zugänglich machen zu können.
4. Der Bescheid
- Ein Bescheid muss im Rahmen eines digital barrierefreien Verwaltungsverfahrens zugänglich sein: In den meisten Fällen heißt das, dass der Bescheid als durchsuchbares Dokument im PDF- oder Word-Format erstellt werden muss.
- Weitere Informationen zur Erstellung digital barrierefreier Dokumente finden sich auf der LBIT-Webseite.
- Wird die digital barrierefreie Version eines Bescheides verspätet bereitgestellt, kann dem Bürger ein Anspruch auf Wiedereinsetzung zustehen, damit ihm keine Nachteile wegen versäumter Fristen entstehen.
- Falls der Bürger sehbehindert oder blind ist, sind ihm die digital barrierefreien Bescheide und Vordrucke kostenlos zur Verfügung zu stellen, § 12 Abs. 1 Satz 2 HessBGG.
- Manchmal besteht für die öffentliche Stelle nicht die Möglichkeit selbst die digitalen Dokumente barrierefrei bereitzustellen. In diesem Fall muss eine entsprechende Stelle angefragt werden, die hier Unterstützung bietet, z.B. Blindenschule, Selbsthilfeverein und Landeskompetenzstelle. Die Notwendigkeit, etwas in Blindenschrift bereitstellen zu müssen, ist an sich noch kein Grund, eine Unverhältnismäßigkeit der Umsetzung anzunehmen.
- Die Unverhältnismäßigkeit ist nur im Einzelfall anzunehmen, wenn eine digitale Zustellung des Bescheides möglich und zumutbar ist.
- Der Einwand, der Betroffene habe doch sicher jemanden, der ihm bei Dingen wie der Briefpost behilflich ist, darf durch die öffentliche Stelle nicht zum Ausdruck gebracht werden. Es kann und muss dem Betroffenen überlassen bleiben, in welcher Form er sich Hilfe sucht. Andernfalls könnte man mit diesem Argument jedwede digital barrierefreie Umsetzung ablehnen.
- Sollte es zu einem Widerspruchsverfahren kommen, muss die öffentliche Stelle Schriftstücke einer blinden Person auch als einfache E-Mail oder in Blindenschrift akzeptieren, wenn es keine andere Möglichkeit gab, den Widerspruch einzulegen.
Abkürzungen
OZG = Online-Zugangsgesetz
HessBGG = Behindertengleichstellungsgesetz Hessen
BITV HE = Hessische Verordnung über barrierefreie Informationstechnik
HVwVfG = Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz